Bedrijfswinsten dalen als financiële processen slecht zijn ingericht

Debiteurenadministraties grijpen naast betalingskortingen, moeten extra
betalen voor latebetalingen of verzaaktebetalingen - en dit alleen maar door
menselijke fouten.

Zwakheden in financiële processen resulteren in extra kosten en zorgen
zelfs voor volledig ontbetaalde facturen. Dit concludeert een onderzoek dat
vandaag door Basware is gepubliceerd. Wereldwijd werden voor dit onderzoek
550 debiteurenadministraties ondervraagd. Uit het onderzoek kwam naar voren
kwam dat door onvolkomenheden in facturen en miscommunicatie tussen interne
afdelingen 35% van de leveranciers niet worden betaald, en 24% weet dat hun
rekeningen om dezelfde reden niet zijn voldaan. 26% van de
debiteurenadministraties hebben zelf wel eens de verkeerde leverancier
betaald. Deze hoge mate van inefficiëntie wordt veroorzaakt door
menselijkefouten, waardoor de vraag naar gedegen controles en
geautomatiseerde verbeteringen vanzelfsprekend lijkt.

Met gemiddeld 93.000 facturen die per jaar worden verwerkt, zeggen de
ondervraagden dat ongeveer 7%- dit komt neer op 6.000 facturen - fouten
bevat. Een gebrek aan communicatie tussen de debiteurenadministratie en de
afdeling Inkoop worden door 24% van de organisaties in het onderzoek
aangestipt als de oorzaak van fouten in de debiteurenadministratie. Slechts
40% van de facturen zijn gebaseerd op ordernummers. En waar
ordernummersvoorkomen, heeft 32% van de financiële afdelingen problemen om de
overeenkomstige factuur er tegenaan te houden.Wanneer het op betalen aankomt, heeft 30% van de ondervraagden geen gebruik gemaakt van vroege betalingskortingen; 27% heeft extra moeten betalen
voor te late betalingen. Ondanks deze gegevens gelooft 59% dat de
debiteurenadministraties een positief effect op de winstgevendheid hebben.

Met een directe controle over de cashflow staan financiële professionals
onder toenemende druk om de controles te verbeteren, kosten te drukken en
procesefficiëntie te verbeteren. En hoewel 60% van de ondervraagden van
mening is dat verdere automatisering betaling- en rekenfouten doet verdwijnen
en 62% van de ondervraagden denkt dat automatisering de winstgevendheid
vergroot, wordt de automatisering van het purchase-to-pay proces gedeeltelijk
(en niet integraal)doorgevoerd. Het automatiseren van financiële- en
inkoopprocessen resulteert niet alleen in een verkorte verwerkingstijd en de
daaraan gekoppelde kostenbesparingen, maar het biedt ook meer inzicht en
controle over wie het geld uitgeeft en wat zij mogen kopen - hetgeen
uiteindelijk leidt tot verbeterde zakelijke processen en kapitaalmanagement.

Het onderzoeksrapport geeft ook aan welke stappen nog genomen moeten
worden om een moderne en efficiënte debiteurenafdeling op te zetten. 44% van
de ondervraagden is ervan overtuigd dat digitale facturen in de komende vijf
jaar de papieren facturen volledig vervangen zullen hebben. Veel afdelingen
en medewerkers vertrouwen nog volledig op handmatige papiergebaseerde
processen, en daarom is er nog veel werk te verzetten.

Jörgen Hensgens, Vice PresidentBasware Benelux, licht toe: "Het onderzoek
geeft aan dat de debiteurenadministratie, de 'machinekamer' van de corporate
cashflow, nog heel ver is verwijderd van een geautomatiseerde en foutvrije
omgeving. Volgens ons onderzoek duurthet gemiddeld achttien dagen voordat een
factuur via de debiteurenadministratie is verwerkt. Door het proces te
automatiseren, kan dit in slechts een fractie van de tijd plaatsvinden. Door
langdurige processen missen organisaties vaak kortingen voor snelle
betalingen en houden ze zo kostenbesparingen organisatiewijd tegen. Bedrijven
kunnen deze processen niet negeren en moeten nadenken over systeem en
procesverbeteringen als een continue investering die order in de chaos brengt
met hoge winstmarges en te vermijden fouten."  Basware.com 

Archief